Je mail komt niet aan, en dit is meestal waarom

Je stuurt een offerte en hoort niets. Een week later blijkt hij in de spam te staan, of helemaal nergens. Vervelend, en bijna altijd te verhelpen.

De reden is bijna nooit de inhoud van je bericht. Het is dat de ontvangende mailserver niet kan vaststellen dat jij echt mag mailen namens jouw domeinnaam. Er zijn drie controles die dat regelen, en die dragen vervelende namen: SPF, DKIM en DMARC. In gewone taal zijn ze eenvoudig.

Waarom die controles bestaan

E-mail is ontworpen in een tijd waarin iedereen elkaar vertrouwde. Daardoor kan in principe iedereen een bericht versturen dat lijkt te komen van jouw adres. Dat is precies wat oplichters doen: een factuur sturen die van jou lijkt te komen, met hun eigen rekeningnummer erin.

Om dat te stoppen zijn er controles bij gebouwd. Ze staan niet in je mailprogramma, maar bij je domeinnaam.

SPF: wie mag er namens jou mailen

SPF is een lijst. Daarin staat welke servers namens jouw domeinnaam mogen versturen: je eigen mailserver, en bijvoorbeeld je boekhoudpakket of je nieuwsbriefdienst.

Komt er een bericht binnen dat zegt van jou te zijn, maar van een server die niet in die lijst staat, dan is dat verdacht.

Waar het misgaat: je gaat een nieuwe dienst gebruiken die namens jou mailt, en niemand voegt die toe aan de lijst. De mail vanuit die dienst komt dan niet aan.

DKIM: een handtekening onder elk bericht

DKIM zet een digitale handtekening onder elk bericht dat je verstuurt. De ontvanger controleert die handtekening bij jouw domeinnaam en weet dan twee dingen: het bericht komt echt van jouw mailserver, en het is onderweg niet aangepast.

Je merkt hier niets van. Het gebeurt automatisch, mits het is ingesteld.

DMARC: wat er moet gebeuren als het niet klopt

Met SPF en DKIM kan een ontvanger controleren of het klopt. Maar wat moet hij doen als het níét klopt? Dat zegt DMARC.

Je geeft een van drie instructies mee: laat maar door, zet in de spam, of weiger helemaal. Zonder DMARC bepaalt elke ontvanger dat zelf, en dan is het maar de vraag wat er met jouw mail gebeurt.

Er zit nog een voordeel aan: je kunt rapportages laten sturen, zodat je ziet of iemand misbruik maakt van jouw domeinnaam.

Hoe je ziet of het bij jou goed staat

Stuur een bericht naar iemand met Gmail en bekijk het daar. Klik op de drie puntjes en kies "Origineel weergeven". Bovenaan zie je dan bij SPF, DKIM en DMARC of het geslaagd is.

Staat er bij een van de drie iets anders dan geslaagd, dan is dat je verklaring. App ons de uitkomst, dan kijken we mee. Bij ons staan deze drie standaard goed voor de mail die bij je pakket hoort.

Mail vanaf je website is een apart verhaal

Dit is een aparte, veelvoorkomende oorzaak. Een contactformulier op je site stuurt mail. WordPress doet dat standaard vanaf de webserver, namens een verzonnen adres als wordpress@jouwdomein.nl, dat nergens is geregistreerd.

Het gevolg: je krijgt aanvragen niet binnen, of bestelbevestigingen komen niet aan bij je klant. En je merkt het niet, want je site geeft gewoon "bericht verzonden".

De oplossing heet SMTP instellen: je site verstuurt de mail dan via je echte mailserver, met alle controles eronder. Wij zetten dat op WordPress-sites goed, zodat wat je site verstuurt ook echt aankomt. Meer over hoe we mail inrichten staat op de pagina over zakelijke e-mail.

Kort samengevat

Komt je mail niet aan, dan is het in bijna alle gevallen een van deze drie:

De controles bij je domeinnaam staan niet goed, en dan is de ontvanger voorzichtig. Er is een nieuwe dienst gaan mailen namens jou zonder dat die in de lijst is gezet. Of je website verstuurt mail buiten je mailserver om.

Alle drie zijn ze op te lossen zonder dat je van adres hoeft te veranderen. Loop je hier tegenaan? App ons wat er gebeurt, dan zoeken we het uit.